چطور کارها را سریعتر انجام دهیم اما باکیفیت؟
آیا سرتان شلوغ است و معمولا زمانی برای رسیدگی به همه آنها ندارید؟ سریعتر کار کردن بهترین راه برای انجام تمام کارهای روزانه شماست. انجام سریعتر کارها باعث می‌شود کارایی بیشتری داشته باشید و کارهای بیشتری انجام دهید. چه نگرانی های شما مربوط به شغل یا کارهای خانه باشد، سریع تر کار کردن، بهره وری شما را افزایش می دهد. در این مقاله 3 تکنیک برای کار سریعتر ارائه می دهیم. با ما همراه باشید.
۱. برنامه‌ریزی جریان کاری
۱. تمام کارهای روزانه‌تان را فهرست کنید
مهمترین قدمی که می توانید برای کار سریعتر و موثرتر بردارید این است که قبل از شروع روز خود برنامه ریزی کنید. نوشتن کارهایی که باید انجام دهید از اتلاف وقت جلوگیری می کند. برنامه روزانه خود را در دفترچه یادداشت، برنامه ریز دیجیتال یا تقویم بنویسید. یکی دیگر از مزایای برنامه ریزی و نوشتن کارهای روزانه این است که به شما کمک می کند هر روز بهترین کار را انجام دهید و بیش از حد خود را کار نکنید. بلندپرواز بودن و داشتن اهداف خوب است، اما داشتن یک برنامه روزانه و دیدگاه واقع بینانه برای جلوگیری از فرسودگی شغلی نیز مهم است.
۲. مهلت انجام کارهای مهم را در دفترچه یا تقویم یادداشت کنید
پس از تسلط بر برنامه ریزی روزانه و کوتاه مدت، می توانید اهداف و برنامه های بلند مدت خود را نیز برنامه ریزی کنید. چه یک امتحان نهایی مهم باشد و چه یک کنفرانس مهم، برنامه ریزی بلند مدت تضمین می کند که شما آماده هستید تا کارهای مهم خود را از قبل انجام دهید و آن را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. این نوع برنامه ریزی پیشرفته به شما این امکان را می دهد که اوقات فراغت و تعطیلات خود را به خوبی برنامه ریزی کنید. با انجام به موقع کارها، مجبور نیستید روزهای تعطیل خود را با کارهای عقب افتاده بگذرانید و می توانید با خیال راحت در کنار عزیزانتان استراحت کنید.
۳. اگر زمینه‌های کاری مختلف دارید، هر روز یکی را انجام دهید
اهداف کاری مختلف یا چندین شغل هم‌زمان دارید؟ هر روز فقط روی یک کار تمرکز کنید. اگر دانش آموز هستید، هر روز به تکالیف دروس خاصی فکر کنید. به عنوان مثال، می توانید تمام تحقیقات علمی خود را در هفته در روز دوشنبه انجام دهید و سه شنبه را به حل مسائل ریاضی اختصاص دهید. همین روال را در محل کار دنبال کنید، برای مثال می توانید کارهای اداری معمولی را در روز دوشنبه انجام دهید و روز سه شنبه بر روی پروژه های خلاقانه تمرکز کنید.
۴. اهداف کوچک و دست‌یافتنی تعیین کنید
تعیین اهداف کوچک یا تعیین اهداف مناسب به شما کمک می کند تا به وظایف خود پایبند باشید، کارآمدتر باشید و در طول روز پرانرژی بمانید. اگر اهداف بلند مدت یا پروژه های بزرگی دارید، آنها را به اهداف یا مراحل کوچکتر تقسیم کنید. این باعث می شود بعد از اتمام هر مرحله احساس ارزشمندی کنید و برای قدم بعدی به شما انرژی می دهد. در حالی که اگر از ابتدا سعی کنید روی اهداف بلند مدت یا کارهای دشوار تمرکز کنید، ممکن است احساس ناامیدی کنید و انگیزه خود را برای شروع کار از دست بدهید.
۵. کارهای سخت‌تر را در اولویت قرار دهید
اول انجام‌دادن مهمترین یا دشوارترین کارها به شما احساس موفقیت لذت‌بخشی خواهد داد. همچنین بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد تا بتوانید کارهای ساده‌تر را در طول روز انجام دهید. از طرف دیگر اگر ابتدا کارهای کوچک و راحت را انجام بدهید، ممکن است در نیمه دوم روز به انجام پروژه‌های بزرگ یا کارهای سخت‌تر بی‌میل باشید.
۲. مدیریت زمان
۱. روزتان را به چند بخش تقسیم کنید
برنامه ریزی کنید که در هر قسمت از روز چه کاری باید انجام دهید. برای مثال می توانید در ساعات اولیه روز به ایمیل ها و تماس های تلفنی پاسخ دهید. برای تنظیم قسمت های روز از زنگ هشدار استفاده کنید و پس از شنیدن زنگ به بخش بعدی بروید.
۲. برای انجام هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید
در دنیای تجارت مفهومی وجود دارد به‌نام «قانون پارکینسون». این مفهوم بیانگر این است که «هرچقدر برای انجام کاری زمان در نظر بگیرید، انجام آن کار به‌قدری کش می‌آید تا کل زمان تعیین‌شده را پر کند.» طبق این قانون ما همیشه زمان بیشتری برای تکمیل کار صرف می‌کنیم مگر اینکه برای انجام آن محدودیت زمانی سخت‌تری در نظر بگیریم. با ابزارهایی مانند زنگ هشدار می‌توانید متوجه اتمام زمان انجام کار شوید و از آن دست بکشید.
۳. کارهای کم‌اهمیت را در ۱۰ دقیقه انجام دهید
اگر به زمان صرف‌شده برای انجام کارهای کم‌اهمیت توجه کنید، تعجب خواهید کرد. پایبندی به توصیه «انجام کارهای کم‌اهمیت در ۱۰ دقیقه» باعث صرفه‌جویی در زمان شما و آن زمان را به کارهای مهم تر اختصاص می دهید. کار به این روش نوعی «جریان» ایجاد می کند که روانشناسان آن را احساس موفقیت، بهره وری و شادی می نامند.
۴. چندوظیفگی را درست پیش ببرید
چندوظیفگی، یا انجام چند کار در یک زمان، چیزی شبیه یک شمشیر دولبه است. در حالی که می تواند یک تکنیک مفید برای چند کار کوتاه مدت باشد، اما می تواند تمرکز و دقت شما را کاهش دهد و منجر به کار با کیفیت پایین تر شود. هنگام انجام چند کار، موارد زیر را به خاطر بسپارید:
- هم‌زمان روی کارهای مرتبط تمرکز کنید. انجام کارهای مرتبط باعث می‌شود روی موضوعی واحد تمرکز کنید.
- کارهایی را که باید انجام دهید، یادداشت کنید. نوشتن کارهایی که قرار است هم‌زمان انجام دهید، باعث می‌شود حواستان پرت نشود و به همه موارد رسیدگی کنید.
- بعد از اتمام همه کارها کمی وقت بگذارید و هر مورد را به‌تنهایی مرور کنید. این مرور نهایی شما را از انجام درست هرکدام از کارها مطمئن و خطاهایتان را مشخص می‌کند.
۵. زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید
ممکن است غیر منطقی به نظر برسد، اما با اختصاص زمانی برای استراحت در طول روز و هفته، بهره وری شما افزایش می یابد. به جای نگرانی در مورد کار یا فکر کردن به کارهایی که در روزهای آینده باید انجام دهید، استراحت کنید و از بودن در کنار عزیزانتان لذت ببرید. اختصاص دادن چند دقیقه اول صبح به فعالیت مورد علاقه تان باعث می شود روحیه بهتری داشته باشید، تمرکز بیشتری داشته باشید و بقیه روز را سریعتر کار کنید. سعی کنید در اوقات فراغت به خصوص در تعطیلات آخر هفته به کار و مسئولیت خود فکر نکنید.
۳. چسبیدن درست‌وحسابی به کار
۱. فضای کاری خود را سازماندهی کنید
میزتان را خلوت کنید. آشغال ها را از روی میز و حتی کشوهای میز دور بیندازید و اسنادی را که دیگر نیاز ندارید را بایگانی کنید. میز و فضای کاری به هم ریخته حواس شما را پرت می کند و مانع از تمرکز شما می شود. با تمیز کردن و سازماندهی این فضا، احساس آرامش می‌کنید و کارآمدتر و سریعتر دست به کار می‌شوید.
۲. عوامل حواس‌پرتی را از خودتان دور کنید
تلفن همراه خود را روی بی صدا بگذارید یا آن را در کیف یا کشو قرار دهید تا وسوسه نشوید که همیشه آن را بگیرید. تلویزیون یا رادیو را خاموش کنید. به دوستان، خانواده و حتی همکاران خود اطلاع دهید که چه زمانی مشغول هستید و نمی توانید با آنها صحبت کنید. حذف این عوامل به ظاهر جزئی، بهره وری شما را تا حد زیادی افزایش می دهد و به شما کمک می کند تا سریعتر کار کنید.
۳. انجام کارها را به تعویق نیندازید
بسیاری از ما عادت داریم به تعویق انداختن (مخصوصاً چیزهایی که دوست نداریم)، که بر بهره وری ما و همچنین کیفیت کلی کارمان تأثیر منفی می گذارد. طبق تحقیقات روانشناسی، افرادی که دائماً وظایف خود را به تعویق می اندازند و تا آخرین لحظه ممکن انجام نمی دهند، معمولاً کار کمتری انجام می دهند.
به صفحه اصلی تیزرینگ سر بزنید
